Wielu urzędników myśli o wdrożeniu AI, ale nie wie, od czego zacząć. Niektóre urzędy już korzystają z narzędzi AI, ale robią to nieświadomie lub bez odpowiednich procedur.

Zanim zaczniesz wdrażać AI w swoim urzędzie, odpowiedz na te 7 kluczowych pytań. Pomoże Ci to uniknąć błędów, przygotować się do zgodności z przepisami i wybrać odpowiednie narzędzia.

1. Jakie problemy chcesz rozwiązać?

To pierwsze i najważniejsze pytanie. AI nie jest celem samym w sobie – to narzędzie, które ma rozwiązywać konkretne problemy.

Zadaj sobie pytania:

• Jakie zadania zajmują najwięcej czasu Twojemu zespołowi?
• Gdzie są największe wyzwania i problemy?
• Jakie procesy są powtarzalne i czasochłonne?
• Gdzie pojawiają się błędy, które można zminimalizować?

Przykłady problemów, które AI może rozwiązać:

• Długi czas odpowiedzi na pytania obywateli
• Duża liczba powtarzalnych wniosków do przeanalizowania
• Czasochłonne tworzenie dokumentów i odpowiedzi
• Trudności z priorytetyzacją spraw

Czego unikać:

• Nie wdrażaj AI "bo wszyscy to robią"
• Nie szukaj problemu dla rozwiązania
• Nie zakładaj, że AI rozwiąże wszystkie problemy

Pamiętaj: Jeśli problemu nie ma, AI go nie rozwiąże. Zaczynaj od identyfikacji rzeczywistych potrzeb, a nie od wyboru narzędzia.

2. Jakie dane będziesz przetwarzać?

To pytanie ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa i zgodności z RODO. Zanim wdrożysz AI, musisz wiedzieć, jakie dane będą przetwarzane.

Zadaj sobie pytania:

• Czy będziesz przetwarzać dane osobowe obywateli?
• Jakie kategorie danych (imię, nazwisko, PESEL, adres, dane wrażliwe)?
• Skąd pochodzą dane i jak długo będą przetwarzane?
• Czy dane są niezbędne do realizacji zadania?

Przykłady danych, które mogą być przetwarzane:

• Wnioski obywateli (zawierają dane osobowe)
• Pytania w emailach (mogą zawierać dane osobowe)
• Dokumenty urzędowe (zawierają dane osobowe)
• Statystyki i raporty (mogą zawierać dane zagregowane)

Zasady bezpieczeństwa:

• Minimalizacja danych – przetwarzaj tylko te dane, które są niezbędne
• Pseudonimizacja – usuwaj dane osobowe przed wklejeniem do narzędzi AI
• Szyfrowanie – upewnij się, że dane są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania
• Lokalizacja danych – sprawdź, gdzie dane są przechowywane (czy w UE?)

Czego unikać:

• Nie wklejaj całych baz danych do publicznych narzędzi AI
• Nie przetwarzaj danych wrażliwych w narzędziach bez odpowiednich zabezpieczeń
• Nie ignoruj wymagań RODO

Pamiętaj: Przetwarzanie danych osobowych przez AI podlega RODO. Musisz zapewnić odpowiednie zabezpieczenia i zgodność z przepisami.

3. Czy narzędzie jest zgodne z RODO i AI Act?

To pytanie jest szczególnie ważne dla sektora publicznego. Nie wszystkie narzędzia AI są odpowiednie do wykorzystania w urzędach.

Zadaj sobie pytania:

• Czy narzędzie ma siedzibę w Unii Europejskiej?
• Czy ma odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa (np. ISO 27001)?
• Czy dane są przechowywane w UE?
• Czy można podpisać umowę o powierzeniu przetwarzania danych?
• Czy narzędzie oferuje tryb prywatny (bez przechowywania danych)?

Sprawdź:

• Politykę prywatności narzędzia
• Warunki użytkowania
• Lokalizację serwerów
• Procedury bezpieczeństwa

Przykłady pytań do zadania dostawcy:

• Gdzie są przechowywane dane? (kraj, serwery)
• Jak długo dane są przechowywane?
• Czy dane są udostępniane innym podmiotom?
• Jakie zabezpieczenia techniczne są stosowane?
• Czy można przeprowadzić audyt bezpieczeństwa?

Czego unikać:

• Nie używaj narzędzi bez sprawdzenia polityki prywatności
• Nie zakładaj, że popularne narzędzie jest bezpieczne
• Nie ignoruj wymagań AI Act (które wchodzą w życie w 2026)

Pamiętaj: Wybór narzędzia to decyzja bezpieczeństwa. Nie podejmuj jej bez dokładnej weryfikacji.

4. Czy system będzie klasyfikowany jako wysokiego ryzyka?

Od klasyfikacji zależy, jakie wymagania musisz spełnić. Wiele zastosowań AI w administracji publicznej będzie klasyfikowanych jako systemy wysokiego ryzyka.

Systemy wysokiego ryzyka to te, które:

• Mogą wpływać na prawa podstawowe obywateli
• Podejmują lub wspierają decyzje administracyjne
• Są wykorzystywane w obszarach wrażliwych
• Mogą prowadzić do dyskryminacji

Przykłady systemów wysokiego ryzyka w urzędach:

• Systemy automatycznej analizy wniosków obywateli
• Systemy oceny i priorytetyzacji spraw
• Chatboty podejmujące decyzje administracyjne
• Systemy analizy dokumentów wpływające na decyzje urzędowe

Wymagania dla systemów wysokiego ryzyka (od 2026 roku):

• Ocena wpływu na podstawowe prawa (Fundamental Rights Impact Assessment)
• Dokumentacja techniczna
• Procedury weryfikacji i monitorowania
• Możliwość audytu
• Informowanie obywateli o wykorzystaniu AI

Czego unikać:

• Nie zakładaj, że Twój system jest niskiego ryzyka bez weryfikacji
• Nie ignoruj wymagań AI Act
• Nie wdrażaj systemów wysokiego ryzyka bez odpowiednich procedur

Pamiętaj: Jeśli masz wątpliwości co do klasyfikacji, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie nowych technologii.

5. Jakie są procedury weryfikacji i kontroli?

AI może wspierać pracę, ale nie może jej zastąpić. Zawsze musisz mieć procedury weryfikacji i kontroli.

Zadaj sobie pytania:

• Jak będziesz weryfikować wyniki generowane przez AI?
• Kto będzie odpowiedzialny za ostateczną decyzję?
• Jakie są procedury w przypadku błędów AI?
• Czy jest możliwość interwencji człowieka?

Przykłady procedur kontrolnych:

• Weryfikacja każdego wyniku przez urzędnika przed wysłaniem
• Sprawdzanie poprawności danych wyciągniętych przez AI
• Weryfikacja dokumentów generowanych przez AI
• Monitoring i audyt decyzji podejmowanych przez AI

Zasady bezpieczeństwa:

• Zawsze weryfikuj ważne treści – nie kopiuj bezmyślnie wyników AI
• Sprawdzaj dane i statystyki – AI może generować błędne informacje (halucynacje)
• Zachowaj możliwość interwencji człowieka – zawsze musi być możliwość przejęcia kontroli
• Dokumentuj decyzje – zapisuj, kiedy i jak AI było wykorzystane

Czego unikać:

• Nie ufaj bezwarunkowo wynikom AI
• Nie automatyzuj decyzji bez możliwości interwencji
• Nie ignoruj błędów AI (halucynacje, nieprawidłowe dane)

Pamiętaj: AI wspiera, nie zastępuje. Zawsze musisz mieć kontrolę nad procesem i możliwość weryfikacji.

6. Czy zespół jest przygotowany?

Wdrożenie AI wymaga przygotowania zespołu. Nie wystarczy kupić narzędzie – trzeba przeszkolić zespół i wprowadzić procedury.

Zadaj sobie pytania:

• Czy zespół rozumie zasady bezpiecznego korzystania z AI?
• Czy zespół wie, jakie dane można przetwarzać, a jakie nie?
• Czy zespół zna procedury weryfikacji?
• Czy zespół wie, kiedy i jak używać AI?

Elementy szkolenia:

• Podstawy AI i bezpieczeństwa
• Zasady zgodności z RODO i AI Act
• Procedury korzystania z narzędzi
• Wewnętrzne wytyczne i procedury
• Praktyczne ćwiczenia

Przykłady wytycznych dla zespołu:

• Jakie dane można przetwarzać w AI (i jak je pseudonimizować)
• Jakie dane są zabronione
• Jak weryfikować wyniki AI
• Kiedy konsultować się z przełożonymi

Czego unikać:

• Nie wdrażaj AI bez szkolenia zespołu
• Nie zakładaj, że zespół "samo się nauczy"
• Nie pomijaj kwestii bezpieczeństwa w szkoleniu

Pamiętaj: Najlepsze narzędzie na nic się nie zda, jeśli zespół nie wie, jak z niego bezpiecznie korzystać.

7. Jakie są koszty i budżet?

Wdrożenie AI wiąże się z kosztami. Nie tylko kosztami narzędzi, ale także kosztami szkoleń, wdrożenia i utrzymania.

Zadaj sobie pytania:

• Ile kosztują narzędzia AI (licencje, subskrypcje)?
• Jakie są koszty szkoleń zespołu?
• Jakie są koszty wdrożenia i integracji?
• Jakie są koszty utrzymania i wsparcia?
• Jaki jest budżet na wdrożenie AI?

Przykłady kosztów:

• Narzędzia AI: od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie (w zależności od narzędzia)
• Szkolenia: koszty szkolenia zespołu (szkolenia zewnętrzne lub wewnętrzne)
• Wdrożenie: koszty integracji z istniejącymi systemami
• Utrzymanie: koszty wsparcia technicznego i aktualizacji

Opcje budżetowe:

• Darmowe narzędzia: często mają ograniczenia i mogą nie być odpowiednie dla sektora publicznego (kwestie bezpieczeństwa)
• Płatne narzędzia: oferują lepsze zabezpieczenia, często mają tryb prywatny
• Open source: brak kosztów licencyjnych, ale wymaga wsparcia IT

Czego unikać:

• Nie wdrażaj AI bez oszacowania kosztów
• Nie ignoruj kosztów szkoleń i utrzymania
• Nie wybieraj narzędzia tylko ze względu na cenę (bezpieczeństwo jest ważniejsze)

Pamiętaj: Koszty to nie tylko narzędzie. Uwzględnij także koszty szkoleń, wdrożenia i utrzymania.

Checklist: Czy jesteś gotowy do wdrożenia?

Odpowiedz na te pytania przed wdrożeniem AI:

Przygotowanie:

• [ ] Zidentyfikowałeś konkretne problemy, które AI ma rozwiązać
• [ ] Wiesz, jakie dane będą przetwarzane
• [ ] Sprawdziłeś zgodność narzędzia z RODO i AI Act
• [ ] Oceniłeś poziom ryzyka systemu
• [ ] Przygotowałeś procedury weryfikacji i kontroli
• [ ] Przeszkoliłeś zespół
• [ ] Oszacowałeś koszty i masz budżet

Jeśli odpowiedziałeś "nie" na któreś pytanie:

• Zatrzymaj się i przygotuj odpowiedzi przed wdrożeniem
• Skonsultuj się z ekspertami (prawnik, specjalista RODO, konsultant IT)
• Nie spiesz się – lepiej przygotować się dobrze niż naprawiać błędy później

Podsumowanie

Wdrożenie AI w urzędzie to nie tylko wybór narzędzia. To proces, który wymaga:

1. Identyfikacji problemów – wiedzy, co chcesz rozwiązać
2. Zrozumienia danych – jakie dane będą przetwarzane
3. Weryfikacji zgodności – sprawdzenia narzędzi pod kątem RODO i AI Act
4. Oceny ryzyka – klasyfikacji systemu i przygotowania odpowiednich procedur
5. Kontroli i weryfikacji – procedur sprawdzania wyników AI
6. Szkolenia zespołu – przygotowania zespołu do bezpiecznego korzystania z AI
7. Planowania kosztów – oszacowania i zabezpieczenia budżetu

Zanim zaczniesz wdrażać AI, odpowiedz na wszystkie te pytania. To pomoże Ci uniknąć błędów i przygotować się do zgodności z przepisami.

Pamiętaj: Wdrożenie AI to proces, nie jednorazowe działanie. Zaczynaj od małych pilotaży, testuj, monitoruj i optymalizuj.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

W ebooku "AI w Administracji Publicznej: Praktyczny Przewodnik" znajdziesz:

• ✅ Pełne omówienie wszystkich 7 pytań z praktycznymi przykładami
• ✅ Checklisty bezpieczeństwa gotowe do użycia
• ✅ Plan wdrożenia AI krok po kroku
• ✅ Przykłady dokumentacji i procedur
• ✅ Case studies z polskich i zagranicznych instytucji
• ✅ Praktyczne wskazówki dotyczące zgodności z RODO i AI Act

Ebook jest napisany bez technicznego żargonu i skierowany do osób pracujących w sektorze publicznym, które chcą bezpiecznie wdrożyć AI w swojej instytucji.

Sprawdź szczegóły ebooka →

Szkolenia z AI dla sektora publicznego

Jeśli chcesz wdrożyć AI w swoim urzędzie i potrzebujesz praktycznego wsparcia, zapraszam na szkolenie "AI w administracji – proste narzędzia dla sektora publicznego".

Co zyskujecie:

• ✅ Ćwiczenia na realnych scenariuszach z codziennych zadań urzędu
• ✅ Checklisty bezpieczeństwa i dobre praktyki RODO przy pracy z modelami językowymi
• ✅ Pakiet szablonów promptów i narzędzi przygotowanych specjalnie dla sektora publicznego
• ✅ Plan wdrożenia AI krok po kroku dostosowany do specyfiki Twojej instytucji

Format: 1 lub 2 dni, stacjonarnie w urzędzie albo online – program dopasowuję do specyfiki zadań w administracji.

Zapraszam do sprawdzenia szczegółów szkoleń → zobacz ofertę.

---

Źródła i dodatkowe informacje:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. w sprawie sztucznej inteligencji
• Rozporządzenie UE 2016/679 (RODO)
• Urząd Ochrony Danych Osobowych – uodo.gov.pl